Automatisation de l'onboarding client avec Claude API

Contexte

Notre client est une agence de conseil en transformation digitale avec une quinzaine de consultants. Chaque nouveau client declenchait un processus d'onboarding lourd : collecte d'informations par email, creation manuelle d'un espace Notion, redaction d'un brief personnalise, et envoi d'une sequence de bienvenue. Ce processus mobilisait entre 2 et 3 jours de travail consultant.

Le defi

Le probleme n'etait pas uniquement le temps perdu. C'etait aussi l'incoherence : chaque consultant adaptait le processus a sa facon, creant des variations dans la qualite et le contenu des onboardings. L'experience client variait selon qui gerait le dossier.

Les trois obstacles principaux etaient :

• Collecte d'informations fragmentee sur plusieurs emails et outils
• Creation manuelle de l'espace de travail Notion (structure, pages, templates)
• Redaction du brief client qui demandait de synthetiser toutes les informations collectees

Notre approche

Nous avons concu un systeme en trois parties qui s'enchainent automatiquement apres la signature du contrat.

Partie 1 : Formulaire intelligent

Un formulaire structure remplace la collecte par email. Les reponses sont envoyees a une API interne qui declenche le reste du workflow.

Partie 2 : Creation automatique de l'espace Notion

Un agent Claude Code utilise le MCP Notion pour creer l'espace client complet depuis un template maitre. Il adapte les titres, les proprietes de base de donnees et les pages d'accueil selon le secteur et les besoins du client.

// Connexion au MCP Notion
const notionMCP = await connectMCP("notion", {
  token: process.env.NOTION_TOKEN,
});

// Creation de l'espace client depuis le template
const espaceClient = await notionMCP.duplicateTemplate({
  templateId: TEMPLATE_MASTER_ID,
  title: `Espace client - ${client.nomEntreprise}`,
  properties: {
    secteur: client.secteur,
    tailleEquipe: client.tailleEquipe,
    dateDebut: client.dateSignature,
  },
});

Partie 3 : Generation du brief personnalise

Claude API redige un brief client de 2 a 3 pages a partir des reponses du formulaire. Le document couvre le contexte metier, les objectifs, les contraintes identifiees, et une proposition de plan d'action indicatif pour les premieres semaines.

Le brief est automatiquement insere dans l'espace Notion cree a l'etape precedente, puis partage avec le client.

Implementation technique

Le workflow complet est orchestre par un script Claude Code qui gere les appels successifs et les erreurs. En cas d'echec a une etape, le systeme envoie une alerte Slack avec le contexte pour permettre une reprise manuelle.

Stack utilisee :

• Claude API (claude-opus-4) pour la generation du brief
• Claude Code pour l'orchestration du workflow
• MCP Notion pour la gestion des espaces
• MCP Slack pour les notifications
• Formulaire construit avec Typeform, webhook vers une API Next.js

Resultats apres 3 mois

Ce que nous avons appris

Les formulaires structures sont la cle. La qualite du brief genere par Claude depend directement de la qualite des informations collectees. Un formulaire bien concu vaut mieux qu'une longue collecte par email.

Prevoir la reprise manuelle. Aucun workflow automatise n'est parfait. Prevoir des alertes claires et des points de reprise manuelle est indispensable en production.

Former l'equipe a comprendre le systeme. Les consultants devaient comprendre ce que le systeme fait et ne fait pas pour pouvoir l'utiliser correctement et l'ajuster si necessaire.

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Ce type de mission represente 4 a 6 semaines de travail, incluant l'audit, le developpement, les tests et la formation. Le ROI est generalement atteint en moins de deux mois.